Empezando con tally5

Introducción

Bienvenido a tally5. Esta guía te llevará por los primeros pasos para configurar tu cuenta y poner a tu equipo a registrar tiempo — desde tu primer inicio de sesión hasta tu primera hoja de tiempo aprobada.

Paso 1: Crea tu cuenta

Ve a tally5.com y regístrate con tu correo de trabajo. Recibirás un email de verificación — haz clic en el enlace para activar tu cuenta y llegar al panel principal.

Si tu empresa ya usa tally5, pide a tu administrador que te envíe un enlace de invitación en lugar de registrarte directamente. Los enlaces de invitación te conectan al espacio de trabajo correcto automáticamente.

Paso 2: Configura tu espacio de trabajo

En tu primer inicio de sesión, se te pedirá que nombres tu espacio de trabajo. Normalmente es el nombre de tu empresa o equipo — aparece en el encabezado y en los reportes exportados.

También puedes configurar tu zona horaria aquí. Asegúrate de que sea correcta desde el inicio: todas las entradas de tiempo, reportes y exportaciones de nómina se calculan con la zona horaria del espacio de trabajo.

Paso 3: Crea tu primer proyecto

Ve a Proyectos → Nuevo Proyecto desde la barra lateral.

Completa:

• Nombre — algo claro que tu equipo reconozca fácilmente
• Color — ayuda a distinguir visualmente los proyectos en reportes y en el temporizador
• Tarifa de facturación (opcional) — establece una tarifa por hora predeterminada si registras horas facturables
• Miembros — agrega compañeros ahora o invítalos después

Haz clic en Crear Proyecto. Tu proyecto está activo y listo para recibir entradas de tiempo.

Paso 4: Invita a tu equipo

Ve a Configuración → Equipo y haz clic en Invitar Miembros. Ingresa direcciones de correo y elige un rol:

• Admin — acceso completo a configuración, facturación y todos los datos
• Manager — puede ver y aprobar las hojas de tiempo de su equipo
• Miembro — solo puede registrar su propio tiempo

Los miembros del equipo reciben un email con un enlace directo para unirse. No necesitan registrarse por separado.

Paso 5: Comienza a registrar tiempo

Hay dos formas de registrar tiempo:

Temporizador en vivo — Haz clic en el botón ▶ Iniciar en la barra de navegación superior. Selecciona tu proyecto y opcionalmente agrega una descripción, luego deja correr el temporizador. Haz clic en ■ Detener cuando termines. La entrada se guarda automáticamente.

Entrada manual — Ve a Tiempo → Registrar Tiempo, elige una fecha, ingresa la hora de inicio y fin (o una duración), selecciona tu proyecto y guarda. Usa esto para agregar entradas después del hecho o para corregir algo.

Ambos métodos dan el mismo resultado — una entrada de tiempo asociada a un proyecto y una fecha.

Paso 6: Envía tu hoja de tiempo

Al final de tu período de trabajo (diario o semanal, según la configuración de tu equipo), ve a Hojas de Tiempo y revisa tus entradas. Si todo se ve bien, haz clic en Enviar para Aprobación.

Tu manager recibe una notificación y puede aprobar o solicitar cambios. Recibirás una notificación en cualquier caso.

Paso 7: Aprobar o revisar como Manager

Si eres Manager o Admin, verás las hojas de tiempo pendientes en Hojas de Tiempo → Pendientes de Aprobación. Abre un envío para ver el desglose de todas las entradas del período.

• Haz clic en Aprobar para finalizar la hoja de tiempo
• Haz clic en Solicitar Cambios para devolverla con una nota

Las hojas de tiempo aprobadas alimentan directamente los reportes y las exportaciones de nómina.

¿Qué sigue?

Una vez que tu equipo esté configurado y registrando tiempo, explora:

• Reportes — consulta tiempo por proyecto, miembro, rango de fechas o estado de facturación
• Exportaciones — descarga reportes en CSV o PDF para nómina o facturación
• Integraciones — conecta tally5 con tus herramientas de nómina o gestión de proyectos

El mejor momento para revisar tu configuración es después de la primera semana. Verifica que los proyectos estén organizados como esperabas y que los flujos de aprobación funcionen correctamente antes del cierre de tu primer ciclo de facturación.